Autentificación por usuario

Ecológica, ahorra costes y consigue más seguridad en tu empresa/hogar.

Cinco razones por las que deberías tener configurada tu impresora con control de usuarios.
Atrás han quedado esos “maquinuscos” con una pantalla ininteligible con miles de números y un botón verde como una galleta de desayuno. A día de hoy muchos modelos de fotocopiadoras cuentan con pantallas táctiles y lo que, comúnmente, llamamos sistema operativo. Este sistema/ programa nos permite entrar en las diferentes aplicaciones del equipo como las de copia o escaneo, pero permite incorporar nuevas funciones como la autenticación por usuario.
¡Empecemos!

1º SEGURIDAD

Hace unos años, me acababa de comprar una impresora nueva para casa cuando al día siguiente de ponerla en marcha, me llevé una “sopresita”. La impresora tenía Wi-Fi y un vecino se conectó a la impresora (desconozco si sabía mi clave de Wi-Fi o si era “hacker”) y pasó toda la noche imprimiendo fotos a diestro y siniestro, aún estoy esperando que pase a recogerlas por casa. Ese día descubrí lo que sería una de las cosas que más me gustan de las impresoras de hoy en día, la autenticación por usuarios. Básicamente se trata de darle a la impresora una lista de usuarios y decirle qué puede o no puede hacer cada uno de ellos. De esta manera puedo limitar las impresiones al grupo de personas que forman parte de mi negocio o a mis familiares.

2º PRIVACIDAD

A la vez que limitamos la posibilidad de imprimir a solo nuestra oficina, empresa, o familia. Con las opciones de control de usuarios podemos darle más seguridad a lo que se conoce como “impresión segura” o “privada”. ¿Y esto qué es?, vamos a verlo. ¿Cuantas veces te has encontrado documentación de otra persona en la bandeja de salida de la impresora? yo, prácticamente a diario y, además, con nombres, direcciones, incluso nóminas en más de una ocasión. Es lo que pasa cuando todos imprimimos por la misma impresora. La forma de evitar este problema es usar la opción Impresión Segura que incorporan casi todos los drivers de las principales marcas de impresoras. El funcionamiento es el siguiente:
1º Enviamos nuestro documento a imprimir desde nuestro ordenador, pero en las preferencias de impresión marcamos la opción “impresión segura”, la cual nos exige crear un nombre de usuario y contraseña (en caso e que tengamos activada la autenticación por usuario, bastará con identificarnos con ella.

2º Levantamos nuestro body de la silla y nos acercamos a nuestra impresora, pero… ¡nuestro documento no está!,
tranquilos, de eso trata todo esto de que nadie vea nuestras impresiones. Deberemos buscar la opción de recuperación de
trabajos privados o impresión segura (cada marca lo llama de una manera), nos identificamos y ya tenemos nuestros documentos en pantalla, basta con seleccionarlos y darle a imprimir.

3º ECOLOGÍA

SÍ, ecología, esa palabra que está tan de moda. Y es que cuando alguien se llevaba tus documentos de la impresora no ibas mesa a mesa preguntando a todos tus compañeros, directamente imprimías todos los correos de tus vacaciones, aunque fueran 300 y claro, cuando volvías con ellos a tu mesa, tu compañera Josefina, que se había llevado los primeros, te los ha dejado sobre tu mesa. ¡Esto es cosa del pasado, nadie, salvo tú, va a coger tus documentos de la impresora y eso, la Madre Tierra, te lo agradecerá!

4º AHORRO Y CONTROL DE COSTES

Si eres el que paga las facturas, has llegado a la parte que más te va a gustar.
Como hemos visto en los puntos anteriores, la autenticación por usuarios nos elimina las impresiones duplicadas y nos limita la posibilidad de imprimir al grupo de personas que queramos, pero, vayamos más allá. ¿Sabías que puedes saber cuánto imprime un empleado o un departamento, o que puedes limitar la impresión solo a blanco y negro y/o doble cara, solo a una persona, o grupo de personas e incluso fijar un límite mensual de impresiones?
Una vez activada la autenticación de usuarios puedo jugar con lo que yo llamo “los roles”. No es más que otorgar privilegios a unos usuarios, mientras que a otros se los deniegas. Por ejemplo, en una empresa el departamento de diseño podrá imprimir en color y en tamaño A3, mientras que el departamento de contabilidad solo lo podrá hacer en blanco y negro y en formato A4. Hasta aquí está claro y tiene lógica, ¿no?, pero resulta que en el departamento de diseño, a Juan, que es nuestro community manager, le gusta imprimir las nuevas entradas de la página de la empresa (5 hojas al mes), pero también le gusta imprimir los trabajos de la carrera de su hermana de 300 páginas. En este caso, limitaremos al usuario Juan a 10 páginas mensuales. ¡Lo siento Juan, pero la autenticación por usuarios ha llegado para quedarse!
Al final de mes el equipo reporta, vía email, un informe detallado con la cantidad, tamaño y tipo (color y B/N) de las impresiones realizadas por cada usuario y grupo de usuarios. De esta forma podemos crear estadísticas de coste/impresión
mensuales y anuales. Por no hablar de los ahorros que supone que los usuarios impriman documentos en B/N cuando antes lo hacían en color o, directamente, que no impriman documentos que no tienen relación con la empresa.